مدت زمان: مستمر
کاربر گرامی، برای دریافت این خدمت، لطفا نام و نام خانوادگی و شماره همراه خود را برای ما ارسال کنید تا ما با شما تماس بگیریم.
ثبت و نگهداری اسناد مالی خدمتی برای سامان‌دهی، ثبت، طبقه‌بندی و بایگانی اطلاعات و اسناد مالی کسب‌وکار است. هدف از این خدمت، ایجاد نظم در اطلاعات مالی و فراهم‌کردن مستندات لازم برای تهیه گزارش‌های مالی، انجام امور حسابداری، رسیدگی‌های مالی و تصمیم‌گیری‌های مدیریتی است.
این خدمت می‌تواند شامل بررسی اسناد مالی، ثبت رویدادهای مالی، تنظیم و ثبت اسناد حسابداری، طبقه‌بندی مدارک و نگهداری منظم مستندات مطابق با فرآیندهای مالی مجموعه باشد.
مدارک موردنیاز با توجه به نوع فعالیت و حجم عملیات مالی متفاوت است، اما می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
دریافت و بررسی اسناد
در ابتدا، اسناد و مدارک مالی دریافت شده و از نظر کامل‌بودن، ارتباط با فعالیت و قابلیت ثبت بررسی می‌شوند.
طبقه‌بندی و سامان‌دهی مدارک
اسناد بر اساس نوع، تاریخ و ماهیت رویداد مالی طبقه‌بندی و برای ثبت آماده می‌شوند.
ثبت رویدادهای مالی
اطلاعات مربوط به رویدادهای مالی بر اساس ساختار حسابداری و کدینگ تعریف‌شده در سیستم ثبت می‌شود.
بررسی و رفع مغایرت‌ها
در صورت وجود نقص، ابهام یا مغایرت، موضوع بررسی شده و اطلاعات لازم برای اصلاح یا تکمیل اسناد دریافت می‌شود.
نگهداری و بایگانی اسناد
پس از ثبت، اسناد و مدارک به‌صورت منظم و قابل‌دسترسی بایگانی و نگهداری می‌شوند.
این خدمت شامل دریافت، بررسی، طبقه‌بندی، ثبت، سامان‌دهی و بایگانی اسناد و اطلاعات مالی بر اساس فرآیندهای مالی و حسابداری مجموعه است.
فاکتورها، رسیدهای دریافت و پرداخت، اسناد بانکی، قراردادها، مدارک هزینه و سایر مستندات مربوط به رویدادهای مالی، حسب نوع فعالیت، مورد استفاده قرار می‌گیرند.
اسناد ناقص یا دارای ابهام شناسایی شده و اطلاعات یا مستندات تکمیلی از مسئول مربوط دریافت می‌شود تا امکان ثبت صحیح آن‌ها فراهم شود.
بسته به ساختار و نیاز کسب‌وکار، اسناد می‌توانند به‌صورت فیزیکی، الکترونیکی یا ترکیبی از هر دو روش سامان‌دهی و نگهداری شوند.
بله. در صورت قرار گرفتن در دامنه خدمت، رویدادها و اسناد مالی در سیستم یا نرم‌افزار حسابداری مورد استفاده مجموعه ثبت می‌شوند.
خیر. ثبت و نگهداری اسناد مالی با خدماتی مانند تنظیم و ارسال اظهارنامه یا رسیدگی مالیاتی متفاوت است؛ این خدمات می‌توانند به‌صورت جداگانه ارائه شوند.
